La gestión de facturas electrónicas puede parecer sencilla, pero es un proceso que, si no se realiza correctamente, puede generar muchos problemas administrativos y financieros. Uno de los errores más comunes es no tener una organización clara de las facturas emitidas y recibidas, lo que puede causar retrasos en los pagos, pérdida de documentos importantes o incluso problemas legales ante una inspección fiscal.
Otro fallo habitual es la introducción manual de datos. Aún hay muchas empresas que copian información de forma manual desde correos electrónicos o PDFs a sus sistemas contables. Este proceso no solo es ineficiente, sino que es propenso a errores humanos como confundir importes, fechas o números de factura. Automatizar esta tarea con herramientas de extracción de datos mediante IA, como las que ofrece MyBillSmart, puede ahorrar tiempo y reducir los fallos significativamente.
También es frecuente no tener en cuenta las normativas fiscales actualizadas. En muchos países, la facturación electrónica está sujeta a requisitos legales específicos sobre formato, almacenamiento o validación de datos. No cumplir con estas regulaciones puede derivar en sanciones o rechazo de las facturas por parte de la administración tributaria. Contar con un sistema que actualice automáticamente estas normativas puede marcar una gran diferencia.
La falta de trazabilidad y control sobre el estado de cada factura es otro error que afecta la eficiencia de muchas empresas. No saber si una factura ha sido enviada, pagada o reclamada genera caos administrativo y posibles pérdidas económicas. Un buen sistema de gestión permite visualizar todo el ciclo de vida de la factura y automatizar recordatorios de pago o alertas internas.
Finalmente, subestimar la importancia de la seguridad de la información es otro error frecuente. Al tratarse de datos financieros y fiscales sensibles, es fundamental contar con un sistema seguro, cifrado y con controles de acceso. La confianza de tus clientes y proveedores depende también de cómo proteges sus datos, y la facturación electrónica debe estar blindada frente a amenazas externas.
